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5 strumenti per aiutarti a organizzare la tua vita

Strumenti per organizzare la tua vita.

Tra lavoro, famiglia, amici e molti altri impegni personali, non c’è da meravigliarsi se a volte le nostre vite possono sembrare super caotiche! C’è sempre qualcosa da programmare, da pagare, a cui partecipare e altro ancora. Ma se mi segui da un po’ sai che io cerco sempre di ridurre il disordine: dopotutto, mi occupo di pianificazione e di sogni da realizzare. E non puoi farlo molto bene quando ti senti disorganizzato.

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Quindi oggi condivido con te cinque dei miei strumenti preferiti, sia online che offline, per riprendere il controllo di alcune delle aree più importanti della tua vita.

1. Agenda

Sarebbe davvero negligente non iniziare con il mio strumento organizzativo preferito! La mia agenda Amelia, in particolare, non è solo un’agenda, anche se è fantastica! È un sistema progettato per aiutarti a vivere con serenità. (Ma lo sapevi già, vero?) Attraverso percorsi guidati, Amelia ti aiuta a stabilire obiettivi, creare piani e intraprendere azioni mirate verso i tuoi obiettivi. In aggiunta a ciò, ospita le tue liste di cose da fare, appuntamenti, note, gratitudine, citazioni ispiratrici e altro ancora! È uno strumento unico per mantenere la tua vita organizzata e la tua sanità mentale intatta

2. Caselle Smart e Cleanfox

Sono sicura che sei iscritta a diecimila newsletter, ad alcune neanche sai perchè, credimi me lo chiedo spesso anche io… Bene, una delle cose più fastidiose è perdersi tra i meandri di email ammassate nella tua casella. Un metodo veloce per controllare subito le proprie iscrizioni è usare strumenti esterni come ad esempio Cleanfox, è uno strumento gratuito che puoi usare da web o esiste anche in versione App. Cosa fa questo strumento? Bene, scansiona l’email che vuoi analizzare (puoi aggiungere anche più caselle email, se sei come me e ne hai diverse…) e fa apparire tutte le newsletter a cui sei iscritta, in un colpo puoi selezionare tutte quelle che vuoi eliminare, e il gioco è fatto!

Se ti interessa usare questo strumento questo è il mio codice invito: “526F7BFBBE” A me non entra nulla, ma Cleanfox si impegna a piantare un metro quadrato di alberi per ogni persona invitata.

L’altro metodo, meno veloce a prima vista ma che aiuta tantissimo dopo aver impostato tutto, è attivare le caselle smart. Io uso l’App Mail sul mio Mac per avere tutte le mail sincronizzate nello stesso posto, ma esistono anche altre alternative per gli altri sistemi operativi. Con Mail è possibile creare delle Caselle Smart, ovvero Intelligenti, che ti permettono di raggruppare le email per genere ad esempio o per quello che ti pare. Io ho caselle smart per lo shopping, per i libri, quelle per i materiali del mio shop, quella delle varie creative e freelance che seguo e via dicendo. In questo modo vedo a colpo d’occhio che tipologia di email ho da leggere. Quelle che restano fuori la maggior parte delle volte sono email inutili da cestinare al volo.

Al di là degli strumenti che utilizzerai ti consiglio di iniziare a ripulirla e organizzarla, fa una grande differenza giuro!

3. Organizer e cestino per la posta

Quando prendi la tua posta, la smisti subito? Dovresti! Ordinare la posta in pile che indicano cosa deve essere gettato via, cosa deve essere controllato in seguito e cosa deve essere salvato, spesso richiede molto meno tempo di quanto pensiamo. Invece di gettare la tua posta sulla scrivania per essere gestita in seguito, prenditi un paio di minuti per smistare la pila, dai a ogni pezzo di posta una casa, dai la priorità a ciò che richiede la tua attenzione… e identifica cosa può andare direttamente nella spazzatura o nel cestino.

Per aiutarti puoi utilizzare un organizer da scrivania o da muro, insomma ne esistono di svariate tipologie, ma fai in modo da avere un posto per smistare la posta. Avrai tutto in ordine e non perderai le cose importanti!

4. Portachiavi virtuale o LastPass

Può essere difficile tenere traccia in modo sicuro delle numerose password che accumuli online. Esistono numerose alternative oggi. Io da anni utilizzo il portachiavi del mio Mac, che è collegato con il mio account per salvare tutte le password e anche per generarne di difficili, ma esiste anche la gestione delle password di Google o ancora servizi appositi come LastPass.

LastPass ti aiuta a mantenere le tue password facilmente organizzate e accessibili, solo a te! Invece di creare password facili da ricordare (per te e per chiunque altro!), o scrivere tutte le tue password su un foglio che potresti perdere, prova a organizzarle in LastPass. Puoi salvare rapidamente e facilmente le password per tutti i siti Web scaricando l’estensione del browser, ed esiste anche in formato App così puoi averle in automatico anche sul tuo smartphone. Il senso è quello di semplificarti la vita, crei una password principale e salvi il resto, senza mai più pensare o ricordare (o preoccuparti!) di tutte le altre password.

5. Carta per appunti

Sì, quest’ultimo sembra semplice, ma è importante. Avere un pezzo di carta a portata di mano per annotare note, idee, domande, progetti o promemoria è fondamentale. Quante volte hai pensato a qualcosa di importante, mentre eri impegnata a fare qualcos’altro, per poi dimenticarlo solo pochi minuti dopo? Portare con sé della carta per appunti ti assicurerà di catturare tutto, sempre. Io sono la donna del “carta e penna sempre in borsa” 😅 ma anche di carta e penna sulla scrivania eh!

Qualche suggerimento…

Qual è il tuo strumento organizzativo preferito? Ne hai provato qualcuno dalla lista sopra? Condividi i tuoi suggerimenti con me nei commenti qui sotto!

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L’organizzazione crea nuovo tempo

organizzazione-tempo-rid-1024x1024 L'organizzazione crea nuovo tempo

Hai sentito parlare di Marie Kondo? Del minimalismo? Del decluttering? Sicuramente si! Oggi sembra che l’organizzazione sia il modo di vivere desiderato da tutti, ma allo stesso tempo, può sembrare un’altra cosa da fare, un’altra cosa da aggiungere alla lista… che cresce ancora.

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3 suggerimenti per usare l’agenda quotidianamente

3-suggerimenti-per-usare-lagenda-quotidianamente-1024x580 3 suggerimenti per usare l’agenda quotidianamente

Con la giusta agenda, tutto è possibile! Anche quel grande obiettivo che ti sembra così lontano, con piccole azioni quotidiane può essere raggiunto. Usare l’agenda quotidianamente è la chiave. Per ottenere tutto quello che desideri, devi iniziare con il semplice primo passo, l’organizzazione. Quando ti senti disorganizzata, fai fatica a portare a termine le cose, e se i tuoi programmi non vanno come vorresti potresti perdere la motivazione per rimetterti in carreggiata.

Essere organizzati significa fare cambiamenti, scrivere le cose e gestire le routine. Quindi, se ti stai chiedendo come organizzarti (e rimanere organizzata) e usare l’agenda, ecco tre veloci passi da compiere.

USARE L’AGENDA QUOTIDIANAMENTE: STEP 1

ASSICURATI CHE LE TUE PRIORITÀ SIANO A FUOCO

L’unico modo per organizzarti è sapere esattamente cosa devi fare per rimanere in pista. Dunque, la prima cosa da fare è creare un lungo elenco di cose da fare e provare a “bloccare il tempo”. Fortunatamente puoi farlo sai? Riserva una parte dell’agenda alle cose importanti che devi fare. Ad esempio, le scadenze di lavoro o le cose di cui devi occuparti a casa, o ancora dei promemoria importanti, fatture da pagare. Puoi utilizzare delle penne di colore diverso per far risaltare le cose importanti. Un metodo utile per questa sezione è creare delle caselle di controllo da spuntare quando hai completato quel compito. 

Ad esempio sulla mia agenda Amelia c’è uno spazio dedicato alle priorità quotidiane, ti basta scriverle e spuntare la casella quando hai completato l’azione. La cosa utile è che sono impostate sulla visualizzazione settimanale, così se non sei riuscita a spuntare qualche voce il giorno precedente puoi sempre riprenderla in settimana perchè l’hai sempre sott’occhio.

USARE L’AGENDA QUOTIDIANAMENTE: STEP 2

CREA UNA VITA ORGANIZZATA

Dopo aver realizzato il tuo piano giornaliero, inizia la parte divertente. Tieni traccia della tua vita personale se vuoi rimanere organizzata. Appunta tutto, se tieni tutto a mente ti sarà più difficile concentrarti quindi scrivi! Scrivi tutto! Riduci le troppe decisioni che porti a mente e concentrati invece sul mantere ciò che è importante in un unico posto. Prendi nota degli impegni, degli incontri, delle consegne, ma anche degli appuntamenti con te stessa per la cura di te. 

Puoi usare l’agenda anche come aiuto per organizzare e semplificare la tua vita, prendendo nota delle diverse aree di casa che devi riordinare o delle cose da mettere in valigia. Scegli tu, l’unica regola è usare la agenda quotidianamente per rimanere organizzata e rispettare le scadenze.

USARE L’AGENDA QUOTIDIANAMENTE: STEP 3

SVUOTA QUALCHE SPAZIO MENTALE

Si, lo so c’è tanta roba che ingombra la tua mente. Ecco perchè a volte hai bisogno di più spazio per tenere traccia della tua routine quotidiana. La chiave per liberare spazio mentale e mettersi in una mentalità produttiva e organizzata è, in effetti, prendersi cura di se stessi.

Oltre a ciò, la disciplina è una componente essenziale della gestione del tempo. Ci aiuta a scegliere gli obiettivi giusti, fare piani per raggiungerli ed eseguire quei piani con pazienza e determinazione.

La cosa interessante della disciplina è che se la costruisci in un’area della vita, i benefici si estendono anche ad altre aree. Uno dei modi più semplici per sviluppare la disciplina è sviluppare l’abitudine all’esercizio fisico. Per allenarti ogni giorno, devi diventare più consapevole del tuo programma, pianificare meglio le tue giornate e avere la determinazione a dire “no” a interruzioni e distrazioni.

Con l’agenda Amelia puoi organizzare tutta la tua vita con piccoli passi quotidiani, perchè ha già tanti spazi e spunti per aiutarti nel duro lavoro della pianificazione della giornata e questo significa che tutto ciò che devi fare tu è concentrarti sul fare le cose.

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La vita dei desideri inizia dall’organizzazione

LA-VITA-DEI-DESIDERI-INIZIA-DALLORGANIZZAZIONE-1024x683 La vita dei desideri inizia dall’organizzazione

Pensi mai di voler avere una vita ideale, nella quale hai trovato l’equilibrio perfetto tra lavoro e vita privata? Nella quale sei super organizzata, sempre vestita alla perfezione, coltivi splendide relazioni, hai tempo per i tuoi hobby e tutti i tuoi progetti extra vanno a gonfie vele? Hai l’agenda piena di eventi importanti, visiti posti incantevoli e la vita è bella? La vita dei desideri insomma.

Sfortunatamente per la maggior parte di noi, la realtà è leggermente diversa, giusto? Spesso ci sono giorni in cui sentiamo di aver perso il controllo e lottare per quella bella vita sembra una battaglia in salita costante.

La buona notizia è che anche se c’è una differenza abissale tra vivere fuori controllo e vivere organizzati, il divario che c’è tra queste due realtà è più piccolo di quanto si possa pensare. La chiave per raggiungere la vita dei tuoi desideri comincia dalle basi di una vita organizzata, che ti permetteranno di lavorare in modo più efficiente e mirato, liberandoti dalla gabbia in cui ti senti costretta, per raggiungere meglio i tuoi obiettivi. 

Puoi iniziare oggi stesso, facendo piccoli passi. Più facile a dirsi che a farsi? Sì, ma gettare le basi vale il tempo e lo sforzo necessari. 

ECCO ALCUNI MODI IN CUI PUOI ORGANIZZARE LA TUA VITA E INIZIARE ALLA GRANDE

FAI PICCOLI PASSI

L’errore più grande da fare è aspettarsi che accada tutto in una volta. Se ciò non accade cominci a scoraggiarti e puoi perfino arrenderti. Dunque è importante riconoscere che non rivedrai completamente la tua vita nel giro di poche ore – ci vorrà del tempo. Quindi sii paziente, abbi aspettative realistiche e spezza i tuoi obiettivi in piccoli passi gestibili. Questa strategia ti aiuterà a salvarti dal burnout in seguito.

ABBI CURA DI TE

Ammettiamolo, se hai intenzione di fare tante cose per raggiungere la vita dei desideri, avrai bisogno di molta energia. Il modo migliore per farlo è condurre uno stile di vita sano. Questo significa dormire a sufficienza ogni notte e prenderti cura di te, di mangiare bene e fare il pieno di cibi sani e ricchi di nutrienti. Significa anche darti il permesso di respirare e non essere così duro con te stesso. Trattati bene, prenditi del tempo per rilassarti e mangia bene. Avrai più energia e ti sentirai meglio.

IMPARA A DIRE NO

Le persone intelligenti sanno quando dire di sì, e forse ancora più importante, quando dire di no. Se non è legato al lavoro, o non è necessario, non è qualcosa che ti piace, considera di dire no, gentilmente ovviamente. Puoi dare spiegazioni ma non lasciare che nessuno ti spinga a dire di sì, o ti faccia sentire male per aver detto di no. Non puoi dire di sì a tutto! Né dovresti!

TIENI IN ORDINE I TUOI SPAZI

Può sembrare ovvio, ma se il tuo spazio è disordinato lo sarà anche la tua mente. Invece di mescolare oggetti da un’area all’altra, prova a lavorare per sbarazzarti di cose che non ti servono più o che non desideri. Un approccio minimalista ti farà risparmiare tempo: sarai in grado di dedicare meno tempo alla pulizia e non dovrai occuparti di ingombri inutili. Ridurrà anche il tempo dedicato alla ricerca di cose, poiché saprai esattamente dove si trova tutto. Inizia in piccolo organizzando un cassetto o un armadio, e allenati da lì.

SCRIVI TUTTO

Cercare di ricordare tutto è uno spreco di risorse. È inutile e faticoso per la tua mente. Cercare di tenere traccia delle cose nella tua mente ti costringe a ricordare le cose più spesso del necessario, spesso durante i periodi in cui dovresti concentrarti su altre cose. Scrivendo invece le cose che devi fare, sarai in grado di dimenticare le cose fino a quando non saranno necessarie, liberando efficacemente la tua mente per concentrarti sui compiti attuali.

FAI COSE CHE TI RENDONO FELICE

Nella tua giornata c’è spazio per le cose che ti rendono felice? O ti senti costantemente impantanato, stressato e sopraffatto? In tal caso, è importante chiedersi se è il momento di apportare alcuni importanti cambiamenti alla vita. Cerca di liberare un po’ il tuo tempo delegando o semplificando; ti consentirà di concentrarti sulle cose a cui tieni, evitando di dover destreggiarti costantemente in mille cose.

SEGUI IL PIANO

Infine, assicurati di seguire le attività che ti sei imposta. Anche per piccole cose, come organizzare il tuo spazio di lavoro. Stabilendo obiettivi e raggiungendoli, sarai in grado di completare i tuoi doveri più velocemente e in modo più efficiente.

Ricorda: ottenere la vita che desideri inizia dai piccoli cambiamenti e facendo piccoli passi nella giusta direzione. Essere organizzati è un ottimo inizio, e ti libererà dalle piccole cose che possono mangiare il tuo tempo, rendendo la vita un po’ più facile, e dandoti più tempo da dedicare alle cose che contano di più.

Tu come fai a rimanere organizzato?

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