To-Do List. Strategie efficaci per completare le tue liste

Probabilmente hai un elenco di cose da fare lungo quanto il tuo braccio in questo momento, e anche se le liste sono un ottimo modo per rimanere al passo con i tuoi obiettivi, compiti e sfide, devi stare attento a non usare la lista di cose da fare come un lungo elenco di attività che non vengono mai eseguite. Devi assicurarti che la tua to-do list ti aiuti a fare le cose, non a trattenerti. Ciò significa che deve anche essere realistica e realizzabile. Deve essere breve, dolce e pertinente. Mettere assolutamente tutto ciò che devi fare nella tua lista delle cose da fare potrebbe farti sentire super produttivo, ma a lungo andare porterà solo stress e caos. Per fare ciò hai bisogno di strategie efficaci per completare le liste.

La giusta strategia cambierà il modo in cui imposti e raggiungi gli obiettivi e ti darà meno ansia. Devi solo iniziare a pensare alla tua lista di cose da fare come un modo per perfezionare le tue cose da fare e i tuoi obiettivi e renderli così facili che quasi si fanno da soli.

INIZIA CON UNO “SVUOTA CERVELLO”

Il modo migliore per creare un elenco di cose da fare è iniziare con le cose più importanti che devi fare e poi passare al micro. Il problema principale con le tradizionali liste di cose da fare è che si trasformano in una “lista della spesa”. Elenchi tutto ciò che devi fare e poi scorri l’elenco controllando le cose da fare man mano che appaiono, senza una vera strategia su ciò che stai facendo e nessuna struttura.

Inizia sempre, sempre con uno “svuota cervello”. Apri il taccuino, il diario, il quaderno, quello che ti pare e scrivi il giorno della settimana in alto; elenca tutto ciò che devi fare, tutti gli obiettivi che devi raggiungere per la giornata, piccoli o grandi, travolgenti o meno. Io consiglio di usare un quaderno o blocco separato dall’agenda perchè manterrà la tua agenda priva di note che ti distraggono e ti darà la libertà di scrivere assolutamente tutto. Prendi una penna e scrivi. Non c’è modo di essere sopraffatto se hai tutto elencato davanti a te.

Ho parlato del foglio “svuota cervello” anche qui, e ne ho anche preparato uno da scaricare gratuitamente per te.

ORGANIZZA L’ELENCO PER PRIORITÀ

Una delle cose migliori che puoi fare è dividere la tua lista di cose da fare secondo la regola 1-3-5. Hai bisogno di una cosa grande, tre cose medie e cinque cose piccole. L’unica cosa importante con cui devi iniziare la tua giornata è il compito più importante della tua lista, potrebbe essere raggiungere un obiettivo a lungo termine o il compito più difficile, ma devi iniziare con quello se vuoi essere produttivo e distruggere la tua lista di cose da fare. Non lasciare questo elemento in fondo alla tua lista.

Successivamente, hai bisogno di tre elementi medi nella tua lista di cose da fare, queste sono le cose che devi assolutamente fare durante il giorno ma che non richiedono necessariamente tanto tempo quanto la tua unica grande cosa. Devi assegnare delle fasce orarie anche a ciascuna di queste attività, non lasciarti risucchiare troppo a lungo da una cosa. Infine, le tue cinque piccole cose dovrebbero essere cose come inviare e-mail, controllare le cose e svolgere attività minori facili da spuntare.

IMPARA LA REGOLA R-D-D

C’è una regola che dovresti applicare a ogni lista di cose da fare. Gli americani la chiamano la regola R-D-D. Rollover, Delegate, and Drop, nella pratica “Sposta, Delega e Cancella”. Quando sei impegnato, cercare di fare tutto quello che c’è sulla tua lista può causare un serio stress. Secondo gli studi, la maggior parte delle persone lascia il 41% delle cose da fare non fatte. È tempo di guardare la tua lista ed essere realistico! Cosa dovresti spostare sull’elenco di domani che sarai effettivamente in grado di fare?

Alcune cose dovranno ancora essere fatte quel giorno e non possono permettersi di essere spostate, ed è qui che entra in gioco la delega. Puoi delegare parte della tua lista se sei nella posizione di farlo. Se ci sono molte piccole cose che risucchiano il tuo tempo, usalo saggiamente e delega.

Infine, se passi molto tempo a spostare qualcosa e non riesci a farlo, a volte devi solo lasciarlo andare. Assicurati di non eliminare le attività più importanti nella tua lista di cose da fare. Queste sono le cose di cui hai bisogno per assicurarti che sia tutto perfetto ma quando si tratta di piccoli elementi non essenziali, a volte puoi dimenticartene. La chiave sta nell’avere l’istinto di sapere cosa non è necessario prima ancora di aggiungerlo alla tua lista.

FALLA SEMPLICE

Stai lavorando alla tua lista di cose da fare e potresti aver creato qualcosa di molto lungo, ma questo non ti motiverà a fare le cose. Prendi l’elenco dal tuo taccuino e scrivilo nella tua agenda nel modo più semplice possibile. Sii specifico e sii realistico. Un elenco più lungo lascia più spazio per le cose da annullare.

Gli studi hanno dimostrato che per assicurarti di completare le cose da fare, devi semplificarle e cambiare anche il modo in cui ne parli. Inizia con “Se X, allora Y” e saprai cosa stai facendo ogni giorno. Se è lunedì, vai in palestra per esempio. Scrivi la tua lista abbreviata nel tuo planner così da sapere che stai seguendo tutto ciò che devi fare, e la tua lista di cose da fare sta lavorando con te, non contro di te.

Tu che strategia usi per completare le tue liste di cose da fare?